Aviso de privacidade: o que a equipe da plataforma vê e faz

1. Para quem é este aviso

Para quem tem conta no Agilizando: profissionais de saúde, recepção e quem responde por um consultório, em teste ou com pacientes reais.

Ele trata dos dados da sua conta e do seu consultório, e do que a equipe da plataforma, quem desenvolve e opera o Agilizando, vê e faz com eles.

Ele não trata dos dados dos seus pacientes. Sobre eles, quem decide é você ou a sua clínica, e o Agilizando só os trata por sua conta, como dizem os Termos de Uso.

Este aviso informa. Ele não é contrato e não pede aceite. Os Termos de Uso, para quem os aceitou, continuam valendo como estão, no mesmo endereço.

2. Quem responde pelos dados da sua conta

O controlador dos dados da sua conta e do seu consultório é Marcio Ney Gonçalves Negreiros, pessoa física, responsável pelo projeto Agilizando. Nesta fase, ele é também toda a equipe da plataforma.

Ele é também o encarregado de proteção de dados, com o contato da seção 12. Por enquanto, quem decide sobre os dados e quem atende você sobre eles é a mesma pessoa. Quando o Agilizando tiver uma empresa, ou outra pessoa na equipe, este aviso ganha versão nova.

A equipe trabalha num painel próprio, separado do prontuário, com uma conta que não abre o prontuário e que só entra com a senha e um aplicativo autenticador. É por ele que a equipe vê os dados da seção 5, e só eles.

3. O que o Agilizando guarda da sua conta

O que você informa ao criar a conta e ao cadastrar o consultório: nome, e-mails, telefone, foto, registro profissional, os dados do consultório e quem faz parte da equipe dele.

E os registros de cada entrada: data, hora, aparelho, endereço de internet e a cidade aproximada. Você os vê e encerra em Configurações, na parte de segurança e sessões.

4. O que a equipe nunca vê

• Nada dos seus pacientes: nem o prontuário, nem a agenda, nem o financeiro do consultório, nem os documentos emitidos, nem quantos pacientes você tem.
• As suas sessões abertas, os aparelhos e os endereços de internet de onde você entra, e as suas notificações. Isso é só seu.
• O endereço do seu e-mail de recuperação. A equipe sabe apenas se ele existe.
• A sua senha, os seus códigos e o seu segundo fator.
• Ninguém da equipe entra no Agilizando como se fosse você.

5. O que a equipe vê, pelo painel

O painel mostra só isto. Se a equipe passar a ver mais alguma coisa, este aviso ganha versão nova antes.

Da sua conta, numa lista: nome, e-mail de entrada, se a conta é de teste ou real, se está ativa, se tem segundo fator e se tem e-mail de recuperação (só sim ou não), registro profissional, data de criação, data da última entrada, em quantos consultórios você está e a sua foto, pequena, ao lado do nome. Ao abrir a ficha da conta, também o telefone de contato e os consultórios de que você faz parte.

Do consultório: nome, a logo ou foto do consultório, tipo, se é de teste ou real, se está aberto ou encerrado, endereço, quem responde por ele e quantas pessoas estão na equipe; a equipe, com nome, e-mail de entrada, se o acesso é clínico ou administrativo e a situação do registro profissional; os convites abertos, com o e-mail e a validade, nunca o código. O documento do consultório aparece mascarado. Completo, só quando a equipe registrar o motivo, o que o painel ainda não faz.

O painel mostra também números somados de todas as contas e consultórios, como quantos são, quantos são de teste ou reais e quantas contas estão sem segundo fator, sem o nome nem os dados de ninguém.

Cada vez que alguém da equipe abre uma lista, uma ficha ou os números somados, fica registrado, numa trilha que não se altera, quem abriu, quando e quais contas e consultórios apareceram.

6. Para que a equipe usa esses dados

• Dar e manter o seu acesso, e orientar você quando tiver dificuldade para entrar. A equipe não troca a sua senha nem o seu segundo fator: você recupera o acesso pelos seus e-mails, e o suporte não restaura acesso por simples pedido, nem o seu, nem o de quem diga ser você.
• Conferir o registro profissional que você declarou.
• Falar com você sobre a sua conta e o seu consultório.
• Manter o sistema funcionando e seguro.

6.1. O que a equipe não faz

Os seus dados não são vendidos, não são cedidos para publicidade e não são usados para treinar inteligência artificial. Quando a equipe passar a fazer outra coisa com eles, este aviso ganha versão nova antes.

7. Por que a equipe pode tratar esses dados

Para dar e manter o seu acesso, porque é o que você pediu ao criar a conta e o que os Termos de Uso preveem (Lei Geral de Proteção de Dados, art. 7º, V).

Para ver as contas e os consultórios juntos, dar suporte e manter o sistema seguro, pelo interesse legítimo de operar o Agilizando (art. 7º, IX), sempre dentro do que este aviso lista. Você pode se opor a esse uso pelo contato da seção 12.

8. O acesso técnico ao banco de dados

Além do painel, quem mantém o sistema tem uma credencial técnica do banco de dados. Ela existe para manter o sistema, para mudar a estrutura dele por versões registradas e para rotinas nomeadas, como a conferência do registro profissional e a entrada de alguém na equipe. Ela não é usada para consultar os dados das contas nem os dos pacientes.

Os dados que identificam os pacientes são cifrados antes de chegar ao banco, e a chave não fica nele.

9. Com quem os dados são compartilhados

Com os fornecedores que ajudam a operar o sistema, cada um só no seu papel:

• Supabase: o banco de dados e a entrada no sistema, na região de São Paulo.
• Vercel: a hospedagem do prontuário e do painel, com as funções do servidor em São Paulo.
• Cloudflare: o domínio, o encaminhamento dos e-mails de contato e a verificação humana da entrada. Na verificação humana, a Cloudflare declara usar parte desses dados também por conta própria, para melhorar a detecção de robôs, e nesse uso quem responde por eles é ela.
• Resend: o envio dos e-mails do sistema.
• Google: a caixa que recebe as mensagens enviadas ao contato da seção 12.

9.1. Fora do Brasil, e fora desta lista

Parte do que esses fornecedores fazem acontece fora do Brasil. Pelo que cada um publica: o Supabase guarda o banco em São Paulo, mas o suporte dele atende de vários países e os registros técnicos ficam na União Europeia; a Vercel e o Resend têm o processamento principal nos Estados Unidos; a Cloudflare opera numa rede espalhada por muitos países; e o Google não garante em que país guarda os e-mails.

Essas transferências se apoiam na necessidade de prestar o serviço que você pediu ao criar a conta (Lei Geral de Proteção de Dados, art. 33, IX). As cláusulas-padrão da Autoridade Nacional de Proteção de Dados ainda não estão assinadas com esses fornecedores. Quando estiverem, entram numa versão nova deste aviso, e você poderá pedir a íntegra delas pelo contato da seção 12.

Fora desses fornecedores, os dados da sua conta não são compartilhados com ninguém, salvo quando a lei ou uma ordem de autoridade competente obrigar.

10. Como os dados são protegidos

A entrada aceita segundo fator, o painel da equipe exige senha e aplicativo autenticador, e cada leitura da equipe fica na trilha. Os dados ficam no banco com acesso separado por conta e por consultório.

11. Por quanto tempo

Os dados da conta e do consultório ficam enquanto a conta existir. Depois que a conta é encerrada, ficam por 5 anos, para que se possa exercer ou defender direitos, como a lei permite, e então são anonimizados.

Os registros de cada entrada ficam por 1 ano. A trilha do que a equipe abriu fica por 5 anos.

A eliminação automática nesses prazos ainda está em construção. Até ela existir, nada é apagado. Quando ela começar a funcionar, este aviso ganha versão nova.

12. Os seus direitos, e com quem falar

Você pode pedir a confirmação de que tratamos os seus dados, o acesso a eles, a correção, a informação sobre com quem são compartilhados, e saber quem da equipe abriu a sua conta e quando. Pode também se opor ao uso descrito na seção 7, e tem os demais direitos do art. 18 da Lei Geral de Proteção de Dados, inclusive o de reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

O contato é o e-mail privacidade@agilizando.com, que chega ao encarregado. O pedido de acesso aos seus dados é respondido em até 15 dias.

13. Mudanças neste aviso

Este aviso não é alterado no lugar. Toda mudança nasce como versão nova, e cada versão continua acessível no próprio endereço. Antes de a equipe passar a ver ou fazer algo novo com os seus dados, a versão que o diz é publicada.